Từ một doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng chia sẻ của một công ty nước ngoài chuyển sang kinh doanh mô hình này, ông Phan Văn Dũng, tổng giám đốc công ty đầu tư Hữu Liên, cho biết việc kinh doanh văn phòng ảo – van phong ao đang tăng nhanh và là xu hướng sử dụng của nhiều công ty. Các dịch vụ này những năm trước chủ yếu là văn phòng giao dịch của các công ty nước ngoài đặt tại Việt Nam, còn hiện nay, thị trường có độ lớn hơn rất nhiều do nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ và vừa, các công ty lớn có nhà máy ở xa cần đặt văn phòng giao dịch ở khu trung tâm.

Tận dụng tiện ích chung

Một trường đại học của Úc trở thành khách hàng lớn của một nhà cung cấp dịch vụ văn phòng chia sẻ tại toà nhà 37 Tôn Đức Thắng, TP.HCM. Mỗi năm các chương trình về tuyển sinh và tư vấn du học được tổ chức tại Việt Nam vài lần.

Chi phí văn phòng chưa đến 500 đôla Mỹ hàng tháng. Các giao dịch tại Việt Nam được uỷ quyền cho nhà cung cấp dịch vụ theo dõi. Các cuộc gọi thông qua hệ thống kết nối tự động sẽ chuyển đến văn phòng tại Úc trực tiếp giải quyết; thư từ, fax được chuyển sang hệ thống email và gửi đi. Các sự kiện lớn nhà cung cấp văn phòng cũng đứng ra tổ chức, từ thuê xe, hội trường cho đến khách mời…

Trần Hoàng Thông, giám đốc công ty Smartax, một doanh nghiệp chuyên tư vấn về thuế, cho biết do ngành nghề này vốn làm việc với khách hàng bên ngoài nhiều, vì thế cần một địa chỉ gần trung tâm để dễ dàng giao dịch. Smartax dùng thử dịch vụ của G-Office và hơn năm nay đặt văn phòng tại toà nhà Indochina. Anh cho biết các dịch vụ này khá chuyên nghiệp, nếu là doanh nghiệp nhỏ thì khó tổ chức được. Smartax đang dùng gói dịch vụ Economy của G-Office với chi phí là 50 đôla Mỹ/tháng để sử dụng địa chỉ giao dịch, các dịch vụ tiếp khách bên ngoài, lễ tân, điện thoại…

Thông cho biết chuẩn bị ký tiếp hợp đồng mới và dự tính lộ trình của Smartax là khi phát triển thêm một bước sẽ thuê thêm chỗ để tận dụng những tiện ích đã được thiết lập sẵn. Khi số lượng nhân viên tăng lên khoảng ba chục người, anh sẽ thuê trụ sở làm việc riêng và tiếp tục thuê địa chỉ tại đây làm văn phòng giao dịch. "Địa chỉ đẹp này sẽ giúp các công ty nhỏ chia sẻ được các dịch vụ hậu cần hiện đại mà nếu tổ chức riêng chi phí sẽ rất cao", Thông cho biết.

Cạnh tranh với văn phòng chính thống

Dịch vụ văn phòng chia sẻ có mặt tại Việt Nam từ sáu năm nay kể từ khi Regus, nhà cung cấp lớn nhất thế giới trong lĩnh vực này vào Việt Nam. Đến nay bên cạnh vài nhà cung cấp nước ngoài phát triển với lợi thế về hệ thống các khách hàng toàn cầu, còn có sự tham gia của khoảng 20 nhà cung cấp trong nước. Bên cạnh Regus, Levelone là các thương hiệu văn phòng ảo như G-Office, PSO, Fimexco, eOffice, eSmart, vOffice, SOffice… Thị trường vì thế khá cạnh tranh và phân khúc cũng đa dạng. Chỉ riêng hệ thống của Regus đã mở rộng với năm trung tâm lớn tại TP.HCM và Hà Nội, có hơn 1.000 khách hàng sử dụng dịch vụ cho nhu cầu giao dịch tại Việt Nam. Levelone toạ lạc tại Kumho mới đây cũng nhanh chóng có một lượng khách hàng lớn. Hay hệ thống trong nước có quy mô lớn như G-Office cũng có hơn 500 khách hàng. Thị trường trong vài năm gần đây tăng trưởng nhanh, đặc biệt khi suy thoái, các doanh nghiệp giảm chi phí hoạt động và khu trú dịch vụ cũng góp phần tăng độ lớn của thị trường.

Các công ty hơn nhau ở các dịch vụ hậu cần, nhà cung cấp nào càng chuyên nghiệp càng thu hút khách hàng. Nhiều dịch vụ cao cấp khác hỗ trợ đắc lực cho xu hướng làm việc di động và tại nhà, hay hỗ trợ những người làm công việc thường xuyên di chuyển, thậm chí vận hành các trung tâm thương mại tại các sân bay và các trung tâm thương mại khác để phục vụ khách hàng bất cứ nơi nào họ cần làm việc.

Ông Dũng tính toán, tổng chi phí thuê văn phòng của Hữu Liên tại toà nhà HD Tower để kinh doanh văn phòng chia sẻ khoảng 30 đôla Mỹ/m2/tháng chưa tính đầu tư trang trí nội thất, tiền đặt cọc khấu hao cũng lên đến hàng tỉ đồng, đầu tư các dịch vụ cộng thêm. Chi phí thuê văn phòng chừng 50m2 tại các vị trí đắc địa hiện khoảng 5.000 đôla Mỹ hàng tháng, chưa tính đầu tư cho hệ thống, nhân viên, hạ tầng viễn thông… Trong khi để có một văn phòng nhỏ, nếu sử dụng dịch vụ chia sẻ, các doanh nghiệp chi phí chỉ khoảng 200 đôla hàng tháng và có thể chọn cách "xài bao nhiêu chi bấy nhiêu".

Bên cạnh dịch vụ chia sẻ văn phòng cho thuê như là dịch vụ cơ bản, các công ty nhắm vào cạnh tranh và thu lợi chính ở các dịch vụ gia tăng cho khách hàng trong hệ thống của mình như thiết bị văn phòng, dịch vụ hồ sơ pháp lý, khai báo thuế, hoá đơn, kế toán, dịch thuật, máy bay, khách sạn cho đến những dịch vụ hiện đại như giải quyết các sự cố hay khủng hoảng… "Đây là mô hình đầu tư lớn và thu bạc cắc nhưng các công ty nước ngoài thành công với lợi nhuận hàng tỉ đô la Mỹ mỗi năm. Tiềm năng thị trường đang rất lớn nhưng quan trọng là dịch vụ như thế nào để thành công mới là khó", theo ông Dũng.