Cắt giảm chi phí văn phòng luôn là một trong những biện pháp được doanh nghiệp sử dụng đầu tiên trong những thời điểm khó khăn. Xu hướng khá phổ biến hiện nay chính là tìm mua những sản phẩm nhỏ gọn, đa năng và tiết kiệm nhiên liệu để thay thế cho dàn máy cũ lỗi thời, lãng phí.
 
Sở dĩ các văn phòng hiện nay lựa chọn máy in – may in đa chức năng bởi lẽ càng ngày các thiết bị văn phòng đa chức năng càng được tích hợp nhiều tính năng hiện đại, thông minh. Như vậy, cùng với khả năng in, scan, fax hay photo tài liệu chất lượng và tốc độ cao, người tiêu dùng còn thấy vô cùng dễ dàng và thoải mái khi sử dụng những chiếc máy đa năng tiết kiệm diện tích văn phòng, tiết kiệm giấy và mực này.
 
Khảo sát nhỏ trong một số doanh nghiệp đang và sắp có nhu cầu thay thế thiết bị văn phòng tương tự, có thể thấy những tiêu chí tác động mạnh mẽ tới quyết định mua máy móc của doanh nghiệp cũng như hộ gia đình là chọn các dòng sản phẩm “thông minh”: tiết kiệm điện, tiết kiệm nhiên liệu, đa năng nhỏ gọn, dễ thay thế linh kiện.

Chị Ngọc Hiền – GĐ công ty dịch thuật T.A – cho biết: “Trong một văn phòng nhỏ, những thiết bị đa năng, tiết kiệm diện tích theo tôi đang mang tính quyết định trong lựa chọn của các giám đốc. Khi buộc phải thay thế hệ thống cũ bằng một hệ thống máy mới, chúng tôi khảo sát rất kỹ thiết kế, tính năng, giá thành và những ưu điểm của từng loại để so sánh và lựa chọn, chứ không còn “phó mặc” cán bộ CNTT quyết định như trước. Như gần đây, mua một máy in laser thôi mà cũng phải khảo sát đến 3 bản giới thiệu sản phẩm của các nhà cung cấp khác nhau. Cuối cùng chúng tôi mới chọn được một chiếc máy in Canon đa năng rất “được việc” mà lại nhỏ gọn, phù hợp với diện tích văn phòng…” Các nhà cung cấp mua bán máy in – ban may in rất đa dạng về thương hiệu chủng loại: