“Ảo” mà không ảo!

Giải pháp văn phòng “ảo” cho phép các doanh nhân không cần túc trực tại văn phòng mà có thể điều hành doanh nghiệp từ bất kỳ nơi nào với chỉ một địa chỉ email và một máy điện thoại. Tất cả những dịch vụ này đều được đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý một cách chuyên nghiệp, dựa theo sự trợ giúp của các giải pháp công nghệ thông tin mới nhất hiện nay.

Tuy nhiên, theo nhận định của một số người đã sử dụng qua, điểm “không ảo” của dạng văn phòng này mới chính là mặt mạnh đáng được quan tâm. “Không ảo” ở đây là việc doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ của đơn vị cho thuê để đăng ký kinh doanh với đầy đủ giá trị pháp lý, cũng như có thể sử dụng địa chỉ này để giao dịch về sau, trong đó bao gồm cả việc mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng.

Thông thường, một gói dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ bao gồm:

– Địa chỉ để đăng ký kinh doanh cũng như sử dụng trong giao dịch ở khu vực trung tâm thành phố.

– Một đường dây điện thoại với hộp thư thoại và một số fax hoạt động 24/24 thuận lợi cho mọi giao dịch.

– Nhân viên tổng đài tiếp nhận điện thoại với tên công ty bạn và chuyển tin nhắn đến bạn sau đó.

– Khi bạn cần gặp gỡ với các đối tác, bạn có thể sử dụng phòng họp với trang thiết bị hiện đại và đầy đủ tiện nghi.

– Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thuê chỗ ngồi tại các đơn vị cho thuê văn phòng ảo cùng nhiều tiện ích khác có thể sử dụng bất kỳ lúc nào như: phòng họp, máy photocopy, máy in, internet…

Với dịch vụ này, khách hàng chỉ việc lo những công việc cốt lõi của hoạt động kinh doanh, còn các vấn đề khác như: trang trí văn phòng, kỹ thuật, hệ thống mạng, điện, máy tính, nhân viên lễ tân hay thuê xe cộ, tổ chức hội nghị, hội thảo… tất cả các công việc bên lề của một DN đều được cung cấp.

Giá cho thuê “văn phòng ảo” chính là điểm trọng yếu khiến nó đang thu hút khá nhiều các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc mới thành lập. Nhiều công ty cung ứng dịch vụ “văn phòng ảo” đã chào mời mức giá rất hấp dẫn: 60USD/tháng với gói linh hoạt hoặc 179USD/năm. Đây là mức giá cực hấp dẫn so với mức bình quân 20 – 40USD/m2 mà các văn phòng “thật” kinh doanh theo kiểu truyền thống, đó là chưa kể các chi phí nặng nề về thiết bị, nhân viên, chi phí vệ sinh, bảo vệ…

“Phất” nhờ… kinh tế khó khăn

Chủ trương tiết giảm chi phí, thu hẹp hoạt động để tồn tại của nhiều doanh nghiệp khi kinh tế rơi vào suy thoái đã đem đến cơ hội cho lĩnh vực kinh doanh “văn phòng ảo”.

Ông Huỳnh Quang Việt, Phó tổng giám đốc công ty Incomnet, chuyên kinh doanh lĩnh vực cho thuê dịch vụ văn phòng ảo, cho biết công ty thành lập được hơn hai năm nay. Hai năm đầu hoạt động, công ty chỉ có được 160 khách hàng. Nhưng từ khi khủng hoảng kinh tế xảy ra, lượng khách đã tăng hơn 100% tính đến thời điểm hiện tại.

Giám đốc công ty Tư vấn kế toán Hoàng Gia (RCA), ông Phạm Quang Hưng, cho biết công ty ông có hai văn phòng, một tại quận Gò Vấp và một tại thành phố Vũng Tàu. Do nhu cầu mở rộng kinh doanh, RCA có ý định mở thêm văn phòng ở một số quận trung tâm của thành phố và gặp lúng túng vì chi phí quá cao. Vài chục triệu đồng/tháng cho các khoản thuê nhà, bảo vệ, lễ tân, tiền điện, nước… nhưng cả tháng mới tiếp một vài đối tác. Chưa kể phải tốn thêm những khoản đầu tư cố định ban đầu như: tiền đặt cọc thuê nhà, thiết kế trang trí lại văn phòng, tiền mua sắm trang thiết bị… nhưng khi phải chuyển đi hoặc chủ nhà lấy lại mặt bằng thì những khoản đầu tư cố định trên hầu như mất trắng. Thông qua một số phương tiện truyền thông và tự tìm hiểu thêm, ông Hưng quyết định chọn sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, chi phí chỉ bằng một phần tư và hiệu quả kinh doanh mang lại chẳng khác gì so với văn phòng thật.

Thực tế, mô hình "văn phòng thông minh" được trang bị hoàn hảo hơn là văn phòng cho thuê thật. Bởi không phải văn phòng thật nào cũng có đủ những trang thiết bị hiện đại như vậy. Phải là những doanh nghiệp lớn mới có tiềm năng đầu tư máy chiếu, hệ thống tổng đài chăm sóc khách hàng, phòng họp chuyên nghiệp… “Bởi vậy trong thời buổi kinh tế khó khăn, việc sử dụng văn phòng ảo sẽ là phương án rất khả thi tạo cơ hội cho những công ty vừa và nhỏ thâm nhập thị trường”, ông Hưng khẳng định.

Ông Huỳnh Quang Việt, công ty Incomnet, cho biết dịch vụ này phát triển ở nước ngoài từ lâu, nhưng ở Việt Nam thì mới xuất hiện khoảng hai, ba năm trở lại đây. Mức giá để khách hàng có được một văn phòng ảo là từ 50 – 179 USD/tháng, tùy theo gói nhu cầu của khách hàng.

Hình thức kinh doanh này chưa gặp sự cạnh tranh nhiều vì có quá ít công ty kinh doanh dịch vụ văn phòng ảo, hoạt động chủ yếu tại TP.HCM và Hà Nội. Theo ông Việt, tiềm năng của thị trường này ở Việt Nam còn khá hấp dẫn.

Ông Việt dẫn chứng, chỉ riêng tại TP.HCM, theo thống kê của Sở Kế hoạch và Đầu tư, tính đến hết tháng 12/2008, có khoảng hơn 300.000 doanh nghiệp đăng ký hoạt động, phân tán khắp nơi, đó là chưa kể đến các tỉnh, thành khác trên cả nước.

Các doanh nghiệp hiện nay hầu như chưa biết đến dịch vụ này do còn quá mới tại Việt Nam. Mặt khác, các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ này hầu như ít quảng bá. Khách hàng tự tìm hiểu về dịch vụ và đến đăng ký là chính.

Trong khi đó, theo nhận định của các chuyên gia, kinh tế thế giới sẽ còn tiếp tục khó khăn trong năm 2009, và đó được xem là cơ hội cho loại hình kinh doanh dịch vụ văn phòng ảo phát triển mạnh tại Việt Nam, ông Trần Việt Hà của Intel Office nói một cách tự tin.

Anh Trịnh Đức Phú, Giám đốc công ty Văn phòng trọn gói (văn phòng ảo), cho biết, trong thời kỳ khó khăn, nhiều DN thu hẹp sản xuất và hạn chế chi tiêu nên phải thu hẹp hoạt động kinh doanh. Để bớt chi phí, giảm nhân lực… mà vẫn duy trì được hoạt động kinh doanh thì việc thuê văn phòng “ảo” đang là lựa chọn hàng đầu của nhiều DN, nhất là các DN vừa và nhỏ.

Nhờ có nhu cầu thuê lớn, nên các công ty cho thuê văn phòng “ảo” cũng không ngần ngại mở rộng đầu tư để phục vụ nhu cầu của khách hàng. Anh Phú cho biết, trong năm 2008, công ty anh chỉ có khoảng 1.000m2 sàn được trang bị để 20 công ty thuê văn phòng “ảo” làm việc, nhưng từ đầu năm đến nay, do nhu cầu thuê lớn nên anh Phú không ngừng mở rộng ra.

Tính đến thời điểm hiện tại, anh Phú đã thuê hơn 4.000m2 sàn để phục vụ cho nhu cầu thuê của hơn 100 DN theo dạng thuê  dịch vụ văn phòng ảo. Anh Phú bảo, anh đang muốn mở rộng thuê thêm diện tích mặt sàn hơn nữa trong thời gian tới, vì theo anh, với tình hình kinh tế khó khăn như hiện nay thì loại hình dịch vụ này sẽ còn “phất” hơn nữa trong một hai năm tới.